エレラボは、大学から割り当てられた予算や、会員の皆さんから徴収した部費を使って活動を行っています。
エレラボ会員の皆さんは誰であろうとエレラボの予算を使って活動をすることができます。 皆さんがエレラボの予算を使いたいシチュエーションというのは、例えば以下のようなものが考えられるでしょう：
- 活動に必要な備品・部品などを購入したい
- 大会などに参加するので、参加費・交通費などをエレラボの予算から落としたい
他にも色々な用途が考えられると思いますが、この文章では、エレラボ会員の皆さんがエレラボの予算を使いたい時はどういう風にすればいいのかを解説します。
エレラボの予算を使いたい時は、事前に「プロジェクト」というものを立ち上げて、プロジェクト単位で使いたい金額が総額でいくらなのか申請し、その申請が通った時点で初めて予算を確保できるという決まりになっています。 このような決まりになっているのは、主に「予算の出納管理をしやすくするため」「予算が不正に使われることを防ぐため」という二つの理由があります。
なお、予算を使わない活動に関してはプロジェクトの設立義務はありません。この場合、プロジェクトとして活動する・しないは個人の自由です。
「プロジェクト」というとなんだか物々しく聞こえるかもしれませんが、これは要するに「班」のようなものです。 プロジェクト単位で予算申請をするというのは、「メンバーを集めて班を作り、その班としての活動に必要な予算を個別に申請する」というイメージだと理解してもらえれば分かりやすいと思います。
プロジェクトで行う活動は、公序良俗と会則に反するものでなければ、一切の制限はありません。エレラボでできるどんな活動でもプロジェクトとして申請できます。 プロジェクトの設立が申請されたら、エレラボ役員がプロジェクトの内容と予算額をチェックし、活動内容に問題点がなければプロジェクトの立ち上げを承認します。
新しくプロジェクトを作る時は、以下の全ての条件をクリアする必要があります。申請を出す前によく確認してください：
- リーダーを1名設けること
- リーダーを含めて最低1名のメンバーから成っていること
- 正会員（＝入部願を会長に受理されている会員）がリーダーを務めること
2.の条件により、リーダー1名のみから成る個人プロジェクトを作ることも可能です。 したがって、自分一人だけの活動で予算を申請することもできます。
全てのプロジェクトは、その大まかな活動内容に応じて「ソフトウェア」と「ハードウェア」という2つのジャンルのどちらかに分類されます。 プロジェクトを作る時は、自分(たち)のプロジェクトが当てはまると思われるジャンルをどちらか選び、申請の際にそれを入力する必要があります。
エレラボの会計担当者は「ソフト会計」と「ハード会計」の2名が仕事を分担して担当しており、ソフトウェア区分のプロジェクトはソフト会計が、ハードウェア区分のプロジェクトはハード会計が、それぞれ予算関係の手続きを担当することになっています。
これらの区分はあくまでサークルの事務処理の都合で設けているだけで、区分の違いによって各プロジェクトが特別な利益・不利益を被ることは一切ありませんし、プロジェクト設立や予算関係の手続き方法が変わったりすることもありません。 つまり、どちらの区分で申請したとしても、皆さんが気にするべき事は全くありません。
あくまでも事務処理のための便宜的な分類なので、ソフトウェア開発・ハードウェア開発のいずれにも当てはまらなさそうな活動であってもプロジェクト設立を申請できます（ソフトウェア開発でもハードウェア開発でもない場合は「ソフトウェア」の区分で申請してください）。 どちらの区分に当てはまるか分からない場合は、申請する際に会長や副会長にその旨を言ってください。その場合はこちらでプロジェクトの区分を決めます。
予算を交付されたプロジェクトは、どんな活動をしたのかを月に一回、会長に報告する必要があります。 予算を不正に使っている、公序良俗に反するような活動をしている、などといったことが確認された場合は、プロジェクトに対して警告を行います。 警告しても改善が見られない場合、会則の規定に従ってプロジェクトを消滅させます。ご注意ください。
プロジェクトの申請は、必ずプロジェクトリーダーが行ってください。
- エレラボ会計システムにログインします
- 会計システムのメニューの中にある「プロジェクト」をクリックします
- 「こちらをクリック」という赤いボタンを押し、プロジェクト申請画面を開きます
- 申請画面のフォームに以下の4つの必要事項を入力し、「申請」ボタンを押します
- プロジェクトの名前
- プロジェクトの説明（Markdown記法が使えます）
- 会計種別（＝プロジェクトの区分。"ソフトウェア"か"ハードウェア"のどちらか一方です）
- 予算上限額（＝使いたい金額の合計）
これで、プロジェクトの申請手続きは完了です！
実際に活動を始めてみたら、当初の見積もりよりも多いお金が必要になりそうだと分かった...なんてことも起こると思います。 その場合は、「新しい予算上限額」「お金の用途」を明記した上で、予算上限超過の申請を出すことができます。
会長・会計担当者・プロジェクトリーダーで話し合った上で、申請の受理を決めます。 欲しい金額があまりにも大きすぎる場合は、予算上限額を下方修正した上で受理することもあります。 受理されれば、プロジェクトに割り当てられる予算が増額されます。
プロジェクトが承認された時点で、そのプロジェクトには「申請した額の予算を使う権利」が与えられますが、その時点で即座に現金を全額受け取れるという訳ではありません。 プロジェクトの活動でお金を使う時は、まず予算を使うための手続きをプロジェクトリーダーが行います。そして各プロジェクトに割り当てられた予算の中から必要な金額だけを、会計がその都度プロジェクトに渡すことになります。
これは言わばプロジェクトに銀行口座を割り当てているようなもので、イメージとしては「プロジェクトが承認されたら、エレラボ全体の予算から各プロジェクトの口座にお金が振り込まれる。お金が必要な時が来たら、その都度手続きをして口座からお金を引き出す」という風に考えると分かりやすいと思います。
予算を使うための手続きには、次の2種類の方法があります：
- 立替え型：プロジェクトメンバーのポケットマネーから支払った金額を、確保してある予算で補填します。「支払った後」に予算の利用を申請することになります。
- 事前申告型：支払いに必要な金額を、確保してある予算の中から事前に渡します。「支払う前」に予算の利用を申請することになります。
お金が必要な時の状況に応じて、どちらか好きな方法で予算の利用を申請してください。
立替え型の予算とは、「本来ならばエレラボの予算から落とすべき支払いを、エレラボ会員が個人として一時的に立替えることができる」というものです。 立替えの責任はプロジェクトリーダーが持つことになります。 立て替えたお金は、毎月開かれる月例決算会において決算します。
立替え型の予算を使いたい場合は、以下のようにしてください。
- プロジェクトリーダーはレシート・領収書の現物を持参して月例決算会に出席し、レシート・領収書と引き換えに会計担当者からお金を受け取る。
- プロジェクトリーダーは、確かに会計担当者からお金を受け取ったことを示す領収書にサインをする。
これで予算の交付は完了です。
- 立替え可能な金額は、一つのプロジェクトにつき一ヶ月あたり一万円が上限です。
- 立替えた日から九十日以上が経過した場合、エレラボの予算でその支払いを補填することはできません。
- 当然ながら、プロジェクトの予算上限額（＝口座に入っている代金）を超える金額を立替えることはできません。このことから、以下のルールが成り立ちます。
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- 予算上限額が一万円未満のプロジェクトについては、その予算上限額が一ヶ月あたりに立替え可能な上限です。
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- ポケットマネーから予算上限額を超える支払いをした場合、エレラボの予算でその金額を落とすことはできませんし、その金額を立替えるために予算上限超過の申請を出すことも認められません。
事前申告型の予算とは、「エレラボ予算で落としたい支払いについて、支払いが発生する前に代金を申請し、事前にその金額を受け取っておく」というものです。 支払いの責任はプロジェクトリーダーが持つことになります。
事前申告型の予算を使いたい場合は、以下のようにしてください。
- 支払いの五日前の二十三時五十九分までに、予算の用途と金額を会計担当者に申し出る。
- プロジェクトリーダーは、会計担当者から指定された方法・場所でお金を受け取る。
- プロジェクトリーダーはお金を受け取ったら、確かに会計担当者からお金を受け取ったことを示す領収書にサインをする。
- 支払いが完了したら、プロジェクトリーダーは以下のことをすぐに行う。
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- 支払い完了後すぐに、レシート・領収書の写真を撮って会計担当者に提出する。
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- 次回の月例決算会に出席し、レシート・領収書の現物を会計担当者に提出する。
これで予算の交付は完了です。
支払いのレシート・領収書の現物を紛失した場合、プロジェクトリーダーは事前に受け取ったお金をエレラボに全額返さなくてはなりません。 無くさないようにきちんと保管してください。