Чеклист организации митапа

Перевод чек-листа с дополнениями с учетом российских реалий.

🧐 Выбор формата

• Спросите друзей и коллег, будет ли тема митапа интересной для них
• Это будут стэнд-апы, доклады с презентациями или "круглые столы" с обсуждениями?
• По-возможности сделайте доклады недолгими (максимум 20-30 минут)
• Оптимальное количество докладчиков — 2-3 на тему
• Вам нужен фотограф?

📅 Выбор даты

• Сообщите людям за 4-6 недель до даты митапа
• Не пытайтесь подгадать идеальную дату для всех, просто выберите один день
• Понедельник и пятница — плохой выбор
• Сверьтесь с датами других мероприятий, которые могут перетянуть вашу аудиторию

📍 Место проведения

• Wi-fi
• Туалеты
• Как добраться?
• Правила пожарной эвакуации?
• Парковка
• Забронируйте площадку не менее чем за 2 часа до начала и 30 минут после для монтажа, подготовки и тд
• Обязательно проверьте площадку заранее, обсудите с администрацией свое мероприятие

🔦 Поиск аудитории

• Рекламируйте мероприятие в тех местах, где часто бывают ваши посетители (локальные группы в соцсетях, telegram-каналы и т.д.).
• Используйте все доступные каналы для привлечения: instagram, vk, facebook, timepad, twitter. Со многими площадками можно договориться о бартере взамен на указание их в качестве информационных партнеров мероприятия.
• Предупредить людей, если вы планируете делать фотографии и предлагать возможность отказаться

💌 Поддерживать интерес

• Люди должны понимать, когда можно задавать вопросы, а когда нужно слушать спикера
• Регулярно напоминайте про мероприятие (но не слишком назойливо)
• Попросите людей подписаться на вас в удобных каналах: telegram-канал, twitter, instagram, встреча в vk или facebook
• Отправляйте напоминания о митапе на e-mail
• Проинформируйте участников о планах после мероприятия, чтобы они могли учесть это (особенно актуально для гостей из других городов)
• После подтверждения докладчиков убедитесь, что вы отправили e-mail посетителям и обновили страницу митапа

🤓 Спикеры

• Убедитесь, что спикеры подтвердили свое участие
• Спикеры точно не одинаковые? Возможно, стоит позвать нового спикера, непривычного для вас
• Оповещайте регулярно спикеров о изменениях в программе, количеству регистраций и т.д.
• Сообщите подробности о площадке проведения: фото, технические особенности и тд
• Попросите их прислать вам презентации, проверьте что они открываются и корректно выводятся
• Сориентируйте спикеров, где находится площадка и как до нее добраться
• Нужна ли им помощь, чтобы добраться до места проведения митапа?
• Сообщите им, если будут микрофоны и аудиооборудование
• Сообщите им точно, сколько времени занимает их выступление и какой план митапа (кто их представит, что будет когда они закончат доклад, что они должны делать, есть ли время для вопросов и ответов?)
• Подумайте о резервном спикере на случай, если кто-то слетит в последнюю минуту
• Сделайте общий гугл-док с планом митапа, сроками и вашими контактами
• Соберите информацию от спикеров по тизеру доклада и краткой биографической информацией про спикера (кто такой, чем интересен, где работает и тд)
• Установите дедлайн сдачи презентаций и учитывайте, что вам нужно время на их проверку

🔥 В день митапа

• Проверьте каждую презентацию, чтобы убедиться в отсутствии проблем (воспроизводятся ли видео? Есть ли проблемы со шрифтами?)
• Продумайте по указателям и табличкам, чтобы люди могли найти место проведения
• Проверьте, что на стойке регистрации есть актуальный список участников
• Попросите при необходимости кого-нибудь помочь вам зарегистрировать и направить людей к месту проведения
• Сделайте резервную презентаций в "облако", к которому вы можете получить доступ (яндекс- или гугл-диск)
• Предусмотрите работу без интернета
• Сделайте PDF-версии презентаций на всякий случай
• Приготовьте запасные видео-кабели и переходники, захватите запасную флешку с презентациями
• Зарезервируйте первый ряд для докладчиков
• Убедитесь, что проектор и оборудование работают. Проверьте звук.
• Проверьте, что Wi-Fi работает
• Подготовьте батарейки для микрофонов
• Подготовьте вводный слайд - план митапа, где туалеты, пожарные выходы и тд
• Подготовьте финальный слайд с информацией о афтепати (где бар, во сколько и каким составом и тд) или, если возможно, сообщите информацию о следующем митапе

🏁 После митапа

• Отправить благодарности спикерам, участникам и всем, кто помог
• Отправить анкету сбора обратной связи докладчикам
• Отправить анкету собра обратной связи посетителям и сообщить о следующем событии

Другие полезные ресурсы

Инструменты

• Trello - для организации подготовки
• Timepad - для размещения страницы мероприятия, управления продажами билетов