Chairman Manual

DEPRECATED

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主席工作清单

1. 沙龙之前

1. 监督上任轮值主席，在上次活动后48小时内，发出上次活动纪要
2. 在本次活动开始时间48小时之前，根据上次活动纪要，以及纪要的回复（PR）情况，按照Meeting Announcement Template模板要求，撰写本次沙龙活动通知，并发布
3. 如果有新会员申请Colab权限，需要将其Google账号添加到Colab Jupter Notebook的SHARE列表中，并授予EDIT权限。
4. 按照先自愿后投票原则，选出本次沙龙的一个oral，其他为poster.
5. Merge本次活动相关的Pull Requests
6. 如果轮值主席因故无法履行本次轮值主席职责，需要在不晚于活动开始前48小时，授权轮值副主席为本次轮值主席，行使本次活动职责

Oral/Poster的确定规则:

num_oral = 意愿做oral的会员人数
if num_oral > 1:
    vote_for_oral(num_oral)
elif num_oral == 1:
    set_oral(member_name)
else:
    take_turns_through_frequency(all_members_frequency)

2. 沙龙

沙龙注意事项

1. 轮值主席负责全程按照沙龙流程进行主持
2. 轮值副主席负责协助主席开展主持工作，避免遗漏议程；如果主席无法出席代替主席进行主持
3. 每场沙龙活动理想时间为2小时(Soft limit)，最长不超过3小时(Hard limit)
4. 活动中间适度休息10分钟。

沙龙流程

1. 最后一次活动回顾
2. 新人自我介绍
3. 选出本次活动的学术主席
4. 展开本次活动内容
   1. Oral(<30min, 不可以超过 45 mins，超时后每一分钟需要发￥10红包到会员群)
   2. Posters(<5min，不可以超过 15 mins，超时后每一分钟需要发￥10红包到会员群)
   3. 为每位报告人设置定时器：
      1. 主席负责：金色 for Hard Limit (Oral/Poster 45/15 mins)
      2. 副主席负责：银色 for Soft Limit (Oral/Poster 30/5 mins)
5. 学术主席(Chief Academic Counselor)点评
6. 脑洞拓展(发言限制每人一分钟)
7. 选出下下任轮值主席、副主席人选，并举行”受蛋仪式“
   1. 将金色计时器移交给下任主席，并由下任主席负责妥善保管
   2. 将银色计时器移交给下任副主席，并由下任副主席负责妥善保管
   3. 受蛋仪式合影
8. 参会人员每人至少提出一条活动不足之处（意见收集，允许发表感想，每人一分钟）
9. 轮值主席发言，做活动总结
10. 所有参会人员合影（原图经过脸盲助手发到会员群）
11. 活动结束，自由交流
12. 轮值主席组织大家将场地复原（桌椅、白板、设备等）

2.5 After Party (optional)

Oral & Poster 活动之后，主席可以根据大家实际情况和需求，酌情组织 After Party ，比如继续前往 Laker Bar 夜宵啤酒。

费用可以AA或寻找Sponsor。如果是 Sponsor ，费用可以通过 Open Collective - AI ML Club 进行捐赠管理和报销。

3. 沙龙之后

1. 不晚于活动结束后48小时，按照Meeting Minutes Template模板整理本次沙龙活动纪要，并将其发表于 https://bupt.github.com/awesome-chatbot/categories/#events 之下。新手可以参考Blog操作手册
2. 邀请下任轮值主席和副主席的GitHub账号，加入GitHub Team awesome-chatbot并将主席设置为 maintainer，并确保主席收到邀请并完成加入
3. 督促下任轮值主席，按时发出下次活动通知

副主席工作清单

1. 兼任监事角色，承担监事职责
2. 辅助主席开展工作
3. 在主席无法行使职能的时候，代替主席，肩负主席职责，开展相关工作