Hilfen_für_Sachleitende_Verfügungen_verwenden.mediawiki

Dieser Artikel beschreibt die Verwendung der Hilfen für Sachleitende Verfügungen, die der WollMux bereitstellt, aus Benutzersicht.

Table of Contents Voraussetzungen für die Benutzung von Sachleitenden Verfügungen Software Voraussetzungen Einstellungen in OpenOffice Die OpenOffice Writer Symbolleiste "Sachleitende Verfügungen" Einfügen oder Entfernen von Elementen Die Schaltfläche "Ziffer Einfügen" Die Schaltfläche "Abdruck" Die Schaltfläche "Zuleitungszeile" Die Schaltflächen zur Drucksteuerung einzelner Blöcke Schaltfläche "Immer drucken" Schaltfläche "Nicht im Original" Schaltfläche "Nur Original" Schaltfläche "Nur Entwurf" Schaltfläche "Nur Abdrucke" Der Textrahmen "WollMuxVerfuegungspunkt1" Definition von Textbereichen zum Ausblenden problematischer Inhalte Drucken von Sachleitende Verfügungen Beispiel: Drucken eines internen Briefes Beispiel: Drucken eines externen Briefes Grundsätzliches zu Sachleitende Verfügungen Drucken Anhang Details

Voraussetzungen für die Benutzung von Sachleitenden Verfügungen

Bevor Sie mit dem WollMux Sachleitende Verfügungen erstellen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Software Voraussetzungen

Folgende Pakete müssen installiert sein:

• Ein WollMux ab Revision 1349
• Eine WollMux-Standard-Konfiguration ab Version 2.3.0

Ob diese Pakete installiert sind, können Sie wie folgt fest stellen:

• Öffnen Sie die WollMux-Leiste "Vorlagen und Formulare (WollMux)"
• Klicken Sie auf den Menüpunkt "Extras->Info über Vorlagen und Formulare"
• Es erscheint folgende Meldung:

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Wenn der Menüpunkt "Extras->Info über Vorlagen und Formulare" nicht vorhanden ist oder die (Re)Versionen nicht den oben genannten Mindestanforderungen entsprechen, kontaktieren Sie bitte Ihre Systemadministration.

Einstellungen in OpenOffice

Folgende Einstellungen müssen in OpenOffice gesetzt sein, damit eine reibungslose Arbeit mit Sachleitenden Verfügungen möglich ist:

• Unter "Extras->Optionen.../Writer/Formatierungshilfen" muss die Anzeige von ausgeblendeten Text ausgeschaltet sein. Beim Drucken verwendet der WollMux die Möglichkeit in OpenOffice, Textbereiche ausblenden zu können. Damit OpenOffice beim Drucken die Anzahl der Gesamtseiten richtig berechnen kann, dürfen die ausgeblendeten Bereiche nicht angezeigt werden. Diese Option ist auf dem Basisclient bereits richtig gesetzt.

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• Unter "Extras->AutoKorrektur/Optionen" muss die Option "Nummerierung anwenden - Symbol:*" deaktiviert sein. Die Verfügungspunkte von Sachleitenden Verfügungen beginnen mit römischen Ziffern. Damit OpenOffice diese Ziffern nicht als Aufzählungen interpretiert, muss diese Option ausgeschaltet werden. Auf dem Basisclient ist diese Option bereits richtig gesetzt. Ausserdem schaltet der WollMux diese Option automatisch ab, wenn das erste mal mit Sachleitenden Verfügungen gearbeitet wird.

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Die OpenOffice Writer Symbolleiste "Sachleitende Verfügungen"

Die Symbolleiste "Sachleitende Verfügung" muss im OOo-Writer im Menü "Ansicht" --> Symbolleisten --> Sachleitende Verfügungen aktiviert werden. Die neue Symbolleiste "Sachleitende Verfügungen" enthält Schaltflächen "Ziffer einfügen", "Abdruck" und "Zuleitungszeile". Des weiteren sind fünf Schaltflächen zur Erstellung der Blöcke zur Drucksteuerung enthalten: "Immer drucken", "Nicht im Original", "Nur Original", "Nur Entwurf" und "Nur Abdrucke".

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Im Folgenden sind die einzelnen Schaltflächen der Symbolleiste ausführlicher beschrieben:

Einfügen oder Entfernen von Elementen

Über die folgenden drei Schaltflächen können Elemente der Sachleitenden Verfügungen eingefügt oder entfernt werden.

Die Schaltfläche "Ziffer Einfügen"

Neue Ziffern einfügen:

Über die Schaltfläche "Ziffer Einfügen" ist es möglich eine römische Ziffer einzufügen, mit der ein weiterer Verfügungspunkt im Dokument gesetzt werden kann. Die neue Nummer ist um eins höher als die bereits im Dokument vorhandenen vorherigen Ziffern. Folgen auf den neu gesetzten Verfügungspunkt noch weitere Verfügungspunkte, so werden diese neu nummeriert, so dass die Gesamtnummerierung aller Verfügungspunkte wieder stimmt.

Folgende Graphiken demonstrieren die Funktionsweise von "Ziffer einfügen":

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Bestehende Ziffern löschen:

Ebenso können über die Schaltfläche bereits bestehende Verfügungspunkte entfernt werden. Steht der Cursor auf einem Absatz, der bereits eine Überschrift eines Verfügungspunktes ist, so wird die römische Ziffer am Anfang der Überschriftszeile gelöscht und die Formatierung dieses Absatzes auf "Fließtext" zurück gesetzt.

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Die Schaltfläche "Abdruck"

Neuen Abdruck einfügen:

Über die Schaltfläche Abdruck ist es möglich einen Verfügungspunkt mit dem Inhalt "Abdruck von I.[...]" einzufügen. Der neue Verfügungspunkt wird immer hinter dem Absatz eingefügt, in dem der Cursor steht.

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Die Nummerierung der restlichen Verfügungspunkte wird dabei wie unter "Ziffer einfügen" automatisch angepasst. Bei bereits bestehenden Abdrücken wird dabei auch der Text "Abdruck von I.[...]" so angepasst, dass stets alle Vorgänger aufgeführt sind. Hinter dem automatisch erzeugten Text "Abdruck von I., ..." kann beliebiger Freitext wie z.B. "mit Anlagen" eingegeben werden, der bei der Anpassung der römischen Ziffern unversehrt bleibt. Wird z.B. vor der Überschrift "Abdruck von I. mit Anlagen" ein weiterer Verfügungspunkt eingefügt, so wird der Abdruck in "Abdruck von I. und II. mit Anlagen" umbenannt.

Folgendes Beispiel verdeutlicht, wie die automatische Benennung der Abdruck-Zeilen funktioniert. Es entstand durch mehrmaliges Drücken auf "Abdruck":

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Bestehenden Abdruck entfernen:

Ebenso können über die Schaltfläche bereits bestehende Abdrucke entfernt werden.

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Die Schaltfläche "Zuleitungszeile"

Neue Zuleitungszeile einfügen

Über die Schaltfläche Zuleitungszeile ist es möglich Absätze als Zuleitungszeilen zu markieren die momentan markiert sind bzw. den Cursor enthalten. Jeder Absatz des Typs Zuleitungszeile führt zu einem weiteren Ausdruck. Eine Zuleitungszeile kann auch eine richtige Adresse mit Straße, Hausnummer und PLZ sein. Für mehrzeilige Zuleitunsangaben muss zwingend ein Zeilenumbruch (Shift-Enter bzw. Einfügen/Manueller Umbruch/Zeilenumbruch), kein Absatzumbruch (einfaches Drücken der Enter-Taste) verwendet werden, da ansonsten die Anzahl der ausgedruckten Exemplare falsch berechnet wird.

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Bestehende Zuleitungszeile löschen

Falls der Absatz schon als Zuleitungszeile definiert ist, wird dieser nach Betätigen der Schaltfläche wieder aufgehoben (und das Absatzformat auf Fliesstext zurückgesetzt).

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Die Schaltflächen zur Drucksteuerung einzelner Blöcke

Schaltfläche "Immer drucken"

Mit der Schaltfläche "Immer drucken" kann ein markierter Block ausgezeichnet werden, der immer gedruckt wird, auch dann, wenn Textbereiche unter einer Überschrift eines Verfügungspunktes sonst ausgeblendet werden.

Block "immer drucken" einfügen

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Block "immer drucken" entfernen

Zum Entfernen einer "immer drucken"-Markierung markieren Sie bitte den entsprechenden Text mit der Maus und betätigen die Schaltfläche "immer drucken" erneut: thumb

Ist in der WollMux-Konfiguration eine Hintergrundfarbe für diesen Druckblock definiert, so wird der Druckblock mit der dort definierten Farbe hinterlegt um den Block optisch abzuheben und leichter orten zu können. Ob eine solche Farbe definiert ist, können Sie bei Ihrer Systemadministration erfragen. Beim Drucken eines entsprechenden Dokuments wird die Hintergrundfarbe nicht mit ausgedruckt.

Schaltfläche "Nicht im Original"

Mit der Schaltfläche "Nicht im Original" kann ein markierter Block ausgezeichnet werden der in allen Ausdrucken außer dem Original gedruckt wird (als Original gilt dabei grundsätzlich immer die Fassung, bei der alle römischen Ziffern inklusive I. ausgeblendet sind).

Das Markieren eines Blocks und das Aufheben der Markierung eines Blocks funktioniert analog zum Block "Immer drucken" durch das Betätigen der zugehörigen Schaltfläche.

Ist in der WollMux-Konfiguration eine Hintergrundfarbe für diesen Druckblock definiert, so wird der Druckblock mit der dort definierten Farbe hinterlegt um den Block optisch abzuheben und leichter orten zu können. Ob eine solche Farbe definiert ist, können Sie bei Ihrer Systemadministration erfragen. Beim Drucken eines entsprechenden Dokuments wird die Hintergrundfarbe nicht mit ausgedruckt.

Schaltfläche "Nur Original"

Mit der Schaltfläche "Nur Original" kann ein markierter Block ausgezeichnet werden der ausschließlich im Original gedruckt wird (als Original gilt dabei grundsätzlich immer die Fassung, bei der alle römischen Ziffern inklusive I. ausgeblendet sind).

Das Markieren eines Blocks und das Aufheben der Markierung eines Blocks funktioniert analog zum Block "Immer drucken" durch das Betätigen der zugehörigen Schaltfläche.

Ist in der WollMux-Konfiguration eine Hintergrundfarbe für diesen Druckblock definiert, so wird der Druckblock mit der dort definierten Farbe hinterlegt um den Block optisch abzuheben und leichter orten zu können. Ob eine solche Farbe definiert ist, können Sie bei Ihrer Systemadministration erfragen. Beim Drucken eines entsprechenden Dokuments wird die Hintergrundfarbe nicht mit ausgedruckt.

Schaltfläche "Nur Entwurf"

Mit der Schaltfläche "Nur Entwurf" kann ein markiert Block ausgezeichnet werden der nur im Entwurf gedruckt wird. Als Entwurf wird der Ausdruck bezeichnet der alle Sachleitende Verfügungen enthält.

Das Markieren eines Blocks und das Aufheben der Markierung eines Blocks funktioniert analog zum Block "Immer drucken" durch das Betätigen der zugehörigen Schaltfläche.

Ist in der WollMux-Konfiguration eine Hintergrundfarbe für diesen Druckblock definiert, so wird der Druckblock mit der dort definierten Farbe hinterlegt um den Block optisch abzuheben und leichter orten zu können. Ob eine solche Farbe definiert ist, können Sie bei Ihrer Systemadministration erfragen. Beim Drucken eines entsprechenden Dokuments wird die Hintergrundfarbe nicht mit ausgedruckt.

Schaltfläche "Nur Abdrucke"

Mit der Schaltfläche "Nur Abdrucke" kann ein markiert Block ausgezeichnet werden der nur in Abdrucken gedruckt wird. Als Abdrucke werden alle Ausdrucke außer dem ersten (dem Original) und dem letzten (dem Entwurf) bezeichnet.

Das Markieren eines Blocks und das Aufheben der Markierung eines Blocks funktioniert analog zum Block "Immer drucken" durch das Betätigen der zugehörigen Schaltfläche.

Ist in der WollMux-Konfiguration eine Hintergrundfarbe für diesen Druckblock definiert, so wird der Druckblock mit der dort definierten Farbe hinterlegt um den Block optisch abzuheben und leichter orten zu können. Ob eine solche Farbe definiert ist, können Sie bei Ihrer Systemadministration erfragen. Beim Drucken eines entsprechenden Dokuments wird die Hintergrundfarbe nicht mit ausgedruckt.

Der Textrahmen "WollMuxVerfuegungspunkt1"

Im im Dokument ein Textrahmen mit dem Namen "WollMuxVerfuegungspunkt1" vorhanden (Beispiel siehe externer Briefkopf), so wird dieser Rahmen besonders behandelt. Er dient dazu, die Ziffer "I." zu positionieren, die im externen Briefkopf neben dem Empfängerfeld angezeigt werden soll.

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Der Rahmen kann ausschließlich den Inhalt "I." besitzen und wird vom WollMux automatisch verwaltet. Bei der Erstellung dieses Textrahmens muss kein Inhalt eingefügt werden, da der WollMux den Inhalt "I." genau dann automatisch einträgt, wenn mindestens ein (weiterer) Verfügungspunkt im Dokument vorhanden ist. Ist kein Verfügungspunkt im Dokument vorhanden, so bleibt dieser Rahmen leer.

Ist im Dokument ein Textrahmen "WollMuxVerfuegungspunkt1" vorhanden, so beginnt die Zählung der weiteren Verfügungspunkte automatisch mit "II.".

Definition von Textbereichen zum Ausblenden problematischer Inhalte

Manche Textinhalte werden von OpenOffice.org nicht korrekt ausgeblendet, wenn sie sich unterhalb eines während des Drucks ausgeblendeten Verfügungspunktes befinden. Davon sind folgende, uns bekannte Elemente betroffen:

• Tabellen mit sichtbaren Rahmen: Beim Ausblenden eines Verfügungspunktes der eine Tabelle mit sichtbaren Rahmen enthält, wird zwar der Inhalt der Tabelle ausgeblendet, die Rahmen bleiben aber als Gerüst sichtbar.
• Manuelle Seitenumbrüche: Wird unterhalb eines ausgeblendeten Verfügungspunktes mit Seitenumbrüchen gearbeitet, so blendet OpenOffice.org diese Seitenumbrüche nicht aus. Als Ergebnis entstehen ungewünschte leere Seiten, bei denen nur die Kopfzeile mit einer falschen Gesamtseitenzahl angezeigt wird.

Beispiel:

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Mit Hilfe sogenannter Textbereiche ist es aber dennoch möglich, diese Inhalte zuverlässig auszublenden. Dazu markieren Sie (als Vorlagenersteller) bitte die betroffenen Textteile mit der Maus und fügen Sie über Einfügen->Bereich... einen neuen Bereich ein. Abhängig von der Position des betroffenen Textteils achten Sie bei der Erstellung des Bereichs bitte auf folgende Regeln:

Unterhalb eines Verfügungspunktes: Befindet sich der problematische Inhalt unterhalb einer Überschrift eines Verfügungspunktes, so kann der Bereich beliebig benannt werden. Bitte achten Sie beim Markieren der betroffenen Textteile aber darauf, dass der Bereich nicht vor der Überschrift des zugehörigen Verfügungspunktes startet. Innerhalb eines so erzeugten Bereichs können keine Druckblöcke (z.B. "Block immer drucken") verwendet werden, da stets der gesamte betroffene Bereich ausgeblendet wird und so auch die Druckblöcke nicht angezeigt würden wenn sie angezeigt werden sollten.

Beispiel:

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Innerhalb eines Blocks zur Drucksteuerung: Mit den Blöcken zur Drucksteuerung können beliebige Textstellen beim Drucken der Sachleitenden Verfügungen ein- oder ausgeblendet werden, auch dann, wenn sie sich nicht direkt unterhalb einer Überschrift, sondern z.B. in einem eigenen Textrahmen befinden. Liegt der problematische Inhalt in einem solchen Druckblock, so muss der Bereichsname nach folgendem System aufgebaut sein:

 <beliebiger Name> GROUPS '<SLV_Sichtbarkeitsgruppe>'

Dabei können Sie an die Stelle <beliebiger></beliebiger> einen beliebigen Namen setzen. An der Stelle muss einer der folgenden Werte eingetragen werden:

• SLV_AllVersions: Analog zum Druckblock "Immer drucken" wird dieser Bereich in allen Ausdrucke gedruckt.
• SLV_NotInOriginal: Analog zum Druckblock "Nicht im Original" wird dieser Bereich in alle Ausdrucke außer dem Original gedruckt.
• SLV_OriginalOnly: Analog zum Druckblock "Nur Original" wird dieser Bereich ausschließlich im Original gedruckt.
• SLV_DraftOnly: Analog zum Druckblock "Nur Entwurf" wird dieser Bereich nur im Entwurf gedruckt.
• SLV_CopyOnly: Analog zum Druckblock "Nur Abdrucke" wird dieser Bereich in alle Ausdrucke außer dem Original und dem Entwurf gedruckt.

Auf diese Weise definieren Sie einen Textbereich mit der Namenserweiterung GROUPS, der über obige spezielle Sichtbarkeitsgruppen angesteuert wird. Die Sichtbarkeitsgruppen werden beim Drucken automatisch vom WollMux gesetzt und steuern so die Sichtbarkeit des Textbereichs.

Drucken von Sachleitende Verfügungen

Sachleitende Verfügungen können über die OOo-Writer Symbolleiste "Standard" --> Schaltfläche "Datei direkt drucken"

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oder über das OOo-Writer Menü "Datei" --> "Drucken" ausgedruckt werden.

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Es erscheint der Dialog "Wollmux Komfortdruck", falls Sachleitende Verfügungen Elemente vorhanden sind.

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Ausdrucke: In der Spalte "Ausdrucke" sind die Überschriften aller erkannten Verfügungspunkte aufgelistet. Beim Klick auf eine Überschrift klappt eine Liste aller Zuleitungszeilen auf, die diesem Verfügungspunkt zugeordnet sind. Jede dort aufgelistete Zuleitungszeile zählt den Kopien-Zähler dieses Verfügungspunktes um eins rauf.

Kopien: In der Spalte "Kopien" kann für jeden Ausdruck eingestellt werden, wie oft dieser Ausdruck gedruckt werden soll. Da normalerweise für jede Zuleitungszeile des Verfügungspunktes eine Kopie benötigt wird, wird der Kopien-Zähler mit der Anzahl der zugehörigen Zuleitungszeilen vorbelegt. Um zu verhindern, dass eine Ausfertigung gedruckt wird, setzen Sie den entsprechenden Kopien-Zähler auf 0.

Beispiel: Drucken eines internen Briefes

Über die Symbolleiste "Datei direkt drucken" oder den Menüeintrag "Drucken" erscheint der Dialog "Wollmux Komfortdruck".

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Nach Betätigen der Schaltfläche "Alle Ausdrucke drucken" erhält man folgende drei Ausdrucke. Jede als Zuleitungszeile markierte Zeile, zählt als ein Ausdruck. Weglegen zählt ebenfalls als ein Ausdruck. Bei nicht benötigen eines Ausdruckes muss die Zahl entsprechend gesetzt werden. Ein- und Ausblendungen z.B für "I.A. Name" können über Schaltflächen zur Drucksteuerung einzelner Blöcke gesetzt werden.

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Beispiel: Drucken eines externen Briefes

Über die Symbolleiste "Datei direkt drucken" oder den Menüeintrag "Drucken" erscheint der Dialog "Wollmux Komfortdruck".

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Nach Betätigen der Schaltfläche "Alle Ausdrucke drucken" erhält man folgende vier Ausdrucke. Jede als Zuleitungszeile markierte Zeile, zählt als ein Ausdruck. WV (Wiedervorlage) zählt ebenfalls als ein Ausdruck. Bei nicht benötigen eines Ausdruckes muss die Zahl entsprechend gesetzt werden. Ein- und Ausblendungen z.B für "I.A. Name" können über Schaltflächen zur Drucksteuerung einzelner Blöcke gesetzt werden.

thumb</pre> <a href="bild:SLV_Ausdruck_externerBriefkopf2.png">thumb</a> <a href="bild:SLV_Ausdruck_externerBriefkopf3.png">thumb</a>

Grundsätzliches zu Sachleitende Verfügungen Drucken

• Bei einem Externen Brief wird die I. als "I. Original" angezeigt, sonst wird die Beschreibung aus der Verfügung angezeigt (z.B. Vormerkung oder Niederschrift).
• Falls bei einer Verfügung kein Absatz als Zuleitungszeile markiert ist, wird der Druckzähler mit 1 initialisiert.
• Alle als Zuleitungszeile markierten Absätze werden als Dropdown zu der jeweiligen Verfügung angezeigt, mit der dazugehörigen Anzahl der Ausdrucke.
• Jeder Ausdruck kann einzeln mit einer Schaltfläche "Drucken" neben der entsprechenden Verfügung ausgedruckt werden.
• Die Summe aller Ausdrucke wird als "read only" Feld angezeigt.
• Alle Ausdrucke können über die Schaltfläche "Alle Drucken" ausgedruckt werden.
• Über die Schaltfläche "Druckeinstellungen" kann ein anderer Drucker ausgewählt werden oder Einstellungen geändert werden.

Anhang Details

Hier eine Zusammenfassung des Verhaltens aller Schaltflächen in den verschiedenen möglichen Situationen: